¿Cómo hacer de la nómina un tema comprensible para sus empleados?

Los procesos de nómina pueden resultar complejos y confusos para muchas personas, por eso es deber de las empresas encontrar métodos para proporcionar la información pertinente y aclarar todas las dudas de los trabajadores. En esta nota le presentamos algunas estrategias para hacer esto posible. 

Para muchos empleados, el tema de la nómina o el comprobante de pago de sus salarios resulta complicado e incomprensible. En muchas ocasiones no llegan a entender qué es lo que se les paga, cuánto, cuáles son las deducciones que se realizan, ni por qué en muchas ocasiones el valor neto resulta mayor o menor al que reciben mensualmente. Esto se deriva en un inconveniente para el departamento de recursos humanos y finanzas, que en muchos casos llega a afectar el ambiente de trabajo.

Como la satisfacción de los empleados es uno de los objetivos más importantes para las empresas actuales, es importante que su personal conozca y esté satisfecho con la liquidación de nómina que reciben por su trabajo. Para ello, es necesario simplificar la información que reciben y estar al tanto de las preguntas e inconvenientes que tienen al respecto.

¿Cómo lograr que el personal entienda la nómina?

Cree un plan de cultura financiera

Una de las actividades que más puede ayudar a que los empleados entiendan qué se les paga, cuánto se les paga, qué se les descuenta y cuáles son los beneficios adicionales que reciben, es creando una capacitación o plan de cultura financiera en el que se les explique, desde la vinculación a la empresa, la información de nómina que recibirán mensual o quincenalmente.

Si desde el primer momento en el que la persona entra a la empresa conoce cómo es el proceso con el cual se determina su salario, logrará mayor satisfacción hacia la compañía y se evitarán inconvenientes o confusiones por desconocimiento.  

Así mismo, es una buena idea incentivarlos a adquirir el hábito de revisar su recibo y conservar una copia física o digital, en caso de que alguna vez necesiten verificar su pago o deducciones. Esto es especialmente importante cuando comienza un nuevo trabajo, por lo que puede confirmar que todas las deducciones en su primer sueldo son correctas.

Un comprobante de pago como herramienta de comunicación

Un talón de pago, recibo de sueldo o comprobante de pago es el documento que detalla cuánto se les paga a los empleados y que deben recibir por cada período de remuneración.  Para que este sea claro, debe mostrar los ingresos totales para el período, las deducciones del total y su salario neto después de las deducciones. Lo ideal sería aclarar que la paga neta es la cantidad que les queda después de que se hayan deducido los aportes a pensión, salud, parafiscales y riesgos laborales, entre otros.

Al mismo tiempo, si este formato que recibe el empleado especifica los conceptos adicionales como el auxilio de transporte, libranzas, primas extralegales, bonos y beneficios adicionales la información será mucho más clara. Incluso cuando la nómina es tercerizada, es un excelente canal de comunicación.

Puede brindarles información como cuánto tiempo de vacaciones, tiempo de enfermedad o tiempo libre pagado se acumuló durante ese ciclo, y un registro del tiempo de descanso utilizado por el empleado. Comunicaciones importantes como avisos, actualizaciones y boletines informativos acerca del proceso serán un aporte de gran valor.

Un equipo dispuesto a resolver dudas   

En muchas ocasiones, aunque los empleados tengan información clara existen dudas o preguntas sobre cambios en la liquidación de la nómina, por esto es indispensable que el equipo del área que se encargue del proceso —recursos humanos o finanzas— esté totalmente capacitado para resolver esas inquietudes y estén enterados de los cambios y actualizaciones que surjan.

Facilite los procesos al tercerizar su nómina  

La tercerización lo ayudará a que no existan errores en cada uno de los pequeños detalles que incluye el procesamiento de nómina, los cuales podrían poner en riesgo el bienestar de sus empleados y la reputación de su empresa.  Por eso, optar por los servicios que Alfa Ingenieros tiene para ofrecerle es su mejor opción, gracias a nuestros expertos en el tema para pequeñas, medianas o grandes empresas. Recuerde que si sus empleados están felices, su empresa trabajará con los mejores estándares de calidad.

 Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

En Alfa Ingenieros recibimos la certificación en Buenas Prácticas Laborales

Recibimos la certificación ICONTEC por Buenas Prácticas Laborales gracias a nuestro incansable trabajo, nuestro compromiso por cumplir la normativa laboral vigente y, sobre todo, a la confianza de nuestros clientes. 

Nuestro objetivo es ser en un Partner Estratégico para su organización, por eso, tenemos el agrado de compartir con ustedes que por quinto año consecutivo logramos la Certificación en Buenas Prácticas Laborales (BPL), emitida por el ente certificador ICONTEC.

La certificación en Buenas Prácticas Laborales es el reconocimiento a la organización por el cumplimiento al detalle de la normativa laboral colombiana vigente, es un proceso que da a conocer el compromiso de nuestra empresa con nuestros clientes para brindarles tranquilidad y confianza en los servicios de outsourcing de nómina en Colombia, selección de personal y sistema de gestión y seguridad en el trabajo.

Las buenas prácticas reflejan una mejor gestión de los recursos humanos, la presencia de un clima laboral positivo y la disposición para una mayor participación de nuestros colaboradores en la empresa y en ofrecerle a usted el mejor servicio para su satisfacción con cada una de las actividades que implementamos.

Para nosotros es una satisfacción compartir con ustedes este logro y continuar trabajando con la calidad que nos ha caracterizado en más de 20 años de experiencia en el sector del capital humano y el servicio de nómina.

La certificación en Buenas Prácticas Laborales que hemos obtenido es una prueba de que Alfa Ingenieros es el aliado que debe elegir para obtener resultados exitosos en la nómina tercerizada y la gestión de talento.  

 Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

Pago quincenal vs mensual para su pyme

Existen dos pagos para los trabajadores de una empresa, el quincenal y el mensual. Cuando hablamos de pagos quincenales hablamos de 24 procesos en el año para su pyme, pero para el trabajador es mucho mejor ya que puede administrar mejor su dinero, pero cuando hablamos de pago mensual, para las pyme suele ser mejor ya que son solo 12 procesos al año, en el cual se pueden cometer menos errores. Conozca más en la siguiente nota.

El calendario de pagos es un factor determinante en la relación entre los trabajadores y su empresa, por lo que resulta fundamental que las fechas se cumplan rigurosamente y al mismo tiempo que signifiquen un beneficio y ahorro para usted como empleador. En la administración de nómina en Colombia generalmente se utilizan dos modalidades de fechas para los pagos: mensual o quincenal.

Para las pymes, al estar comenzando la experiencia en pago de nómina y al no contar con una cantidad grande de empleados, que además pueden tener tipos de contratos diferentes, resulta complicado establecer un calendario de pagos, pero al hacerlo es una herramienta que lo favorecerá y le ahorrará esfuerzos y tiempo.

Elegir la mejor forma de pagar a sus empleados puede verse como una decisión simple a  primera vista, pero en realidad requiere de una seria consideración. Si elige un sistema que no sea funcional ni para le empresa ni para los empleados, puede traer mucho más trabajo y tiempo modificarlo, y eso es lo que todas las empresas pretenden evitar en función de la productividad.

Por esta razón, en Alfa Ingenieros, como especialistas en tercerización de nómina en Colombia, queremos mostrarle las ventajas de cada una de las modalidades, para que tome la mejor decisión en el establecimiento de su calendario de pagos.

Es importante mencionar que el procedimiento siempre será el mismo, las fechas no influyen en la forma en la que se liquida la nómina, debido a que los cálculos se realizan con base en porcentajes, que se aplican a diferentes valores dependiendo los días a liquidar.

Pagos quincenales

Los pagos en los días 15 y 30 significan que la empresa tendrá que realizar el procesamiento de nómina 24 veces al año. Esta modalidad es la más utilizada debido a que les facilita a los empleados la administración de  su sueldo; en cuanto a la empresa, es cómoda ya que compagina el desembolso con los periodos contables. Una de las complejidades del pago quincenal es alinear las deducciones y pagos extras con los periodos de pago.

Pagos mensuales

En esta modalidad se realizan los pagos una vez al mes, que suele ser el 30 o los últimos días del mes. Puede resultar mucho más sencillo para la compañía, debido a que solo se hacen 12 procesamientos de nóminas al año. Además,  se ajusta con las fechas de cierre del departamento de finanzas y contabilidad. Por otra parte, entre menos veces se realicen las liquidaciones se reduce la posibilidad de cometer errores, por el contrario, si lo realiza cada quince días tiene más oportunidades de introducir el error humano en la ecuación.

Esta modalidad es relativamente más práctica, se reduce el trabajo y se alinea bien con las deducciones mensuales que se deben realizar por concepto de prestaciones sociales y demás, y resulta más fácil calcular los pagos adicionales.

Una de las principales desventajas tiene que ver con la inconformidad de los empleados, para quienes es complejo administrar un solo ingreso para un periodo más largo.

¿Cómo elegir la que mejor se adecue?

Teniendo en cuenta el costo y tiempo que implica cada modalidad, las necesidades de su empresa y el bienestar de los empleados, puede decidir cuál es la mejor opción para usted en función de la productividad y optimización de la administración de su nómina en Colombia.

Sin embargo, no olvide que entre más claras y concisas sean las políticas de pago, entre más informados estén los empleados de ellas y que tenga un mismo calendario definido para todos, será mucho más beneficioso para la compañía, debido a que las actividades estarán organizadas eficientemente.

La mejor herramienta

No importa que modalidad escoja, siempre es bueno contar con las mejores herramientas, y el software de procesamiento de nómina de Alfa Ingenieros le facilitará aún más los procesos. Con este, todos los cálculos serán sistematizados, tendrá acceso a la información online y reducirá las posibilidades del error. En pocas palabras, la liquidación de su nómina estará siempre bajo control, con el respaldado de nuestra amplia experiencia en nómina tercerizada.

Optimice los pagos a sus colaboradores con la asesoría de Alfa Ingenieros, nos convertiremos en sus mejores aliados. ¡Contáctenos!  

Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

5 maneras de simplificar el proceso de nómina en su empresa

Uno de los proceso más importantes de una empresa es la administración de nómina ya que en muchos casos por una mala gestión se pueden cometer errores que pueden causar demoramiento en los pagos, o pagos erróneos a los empleados. Alfa Ingenieros quiere manejar este proceso por usted, simplificando el proceso pero haciéndolo de una mejor manera y mucho más eficaz. Conozca más en la siguiente nota.

La administración de nómina en Colombia juega un papel fundamental en la gestión del personal debido a que es una de las principales herramientas que las empresas tienen para la atracción de nuevos empleados y la retención de los mejores talentos. Quienes esperan que los pagos sean justos y a tiempo.

Por lo tanto, gestionar correctamente la nómina de su empresa le genera valor. Mientras que puede ser un proceso fácil y rápido para grandes compañías que tienen bastante experiencia en la gestión de personal, para las pequeñas empresas puede ser todo un reto, especialmente en las que se encuentran en proceso de crecimiento y constantes cambios. Y si además se generan errores en los cálculos se puede convertir en una avalancha de tareas por hacer.

Si el proceso de pagos de nómina en su empresa se ha convertido en algo demasiado complejo y difícil de manejar, en Alfa Ingenieros le contamos algunas formas efectivas  que existen para simplificar el procesamiento de nómina en su departamento de recursos humanos.

El mismo calendario de pago para todos

No importa si tiene empleados de medio tiempo, tiempo completo, administrativos, o incluso prestación de servicios, pague a todos con un calendario de pagos definido. Por los tanto, todos recibirán su pago el mismo día y las actividades que implica el procesamiento estarán  organizadas eficientemente.

Pagar en el mismo día, utilizando la misma estructura de pagos y procesos para todos genera que las cosas sean mucho más fáciles de manejar, generando menos contratiempos y una consecución de actividades que llevan a que la nómina tenga resultados exitosos gracias a la simplicidad y uniformidad.

Esta es una recomendación particularmente importante para las compañías que tienen diferentes tipos de empleados, que es sobre todo una característica común en las pequeñas y medianas empresas y que no han considerado la nómina tercerizada.

Política de pagos simple

Con todos los diferentes procesos administrativos de su empresa las cosas se tienden a dificultar, generando confusiones innecesarias. Para evitar esto en la gestión de su nómina,  puede tomar un tiempo para revisar las políticas de pagos y asegurarse de que sean claras y concisas, en términos que todos los empleados puedan comprender la forma en la que se les paga, si tienen beneficios adicionales, comisiones y los descuentos que se realizan por prestaciones sociales y demás.

Del papel a un software

Una de las mejores opciones que su empresa tiene hoy en día es que gracias a la tecnología, los cálculos, registro, pagos y facturación se pueden realizar por medio de programas especializados en administración de nómina en Colombia.

Con el software de nómina no solo ahorrará tiempo y dinero, sino que el procesamiento será mucho más efectivo y a la medida. Además, sus empleados tendrán acceso en línea a la información sobre su nómina personal.

Para conocer las características que debe tener un buen software de nómina haga clic aquí.   

Un director encargado de la nómina

Es importante asignar los roles en la gestión de personal, no todas las tareas  pueden recaer sobre un grupo reducido de personas. Por lo tanto, contar con una persona que se encargue solamente de manejar el proceso de nómina asegurará que exista una consistencia y que las actividades se realicen de la misma forma todas las veces. Además si hay inconvenientes habrá una persona responsable generar las soluciones pertinentes o encargada de comunicarse directamente con el servicio de outsourcing de nómina. 

Nómina tercerizada

Muchas de las pequeñas o medianas empresas aún no tienen establecido un departamento de Recursos Humanos, por lo que generalmente se asigna a la misma persona que gestiona todos los asuntos del personal. Pero la nómina es compleja y toma bastante tiempo y recursos, sin embargo, el outsourcing de nómina en Colombia es una solución para liberar tareas y asegurarse que los cálculos y pagos sean correctos.

Por otra parte, elimina la necesidad de adquirir un software independiente o recursos adicionales para la administración de su nómina. Sobre todo, será un proceso de su compañía que ya no tendrá que manejar, sino que lo harán por usted con resultados garantizados.

Si busca simplificar la nómina de su empresa en Alfa Ingenieros seremos sus mejores aliados en el procesamiento de su nómina. Nuestra amplia experiencia en el sector y los mejores profesionales garantizan que sus empleados estarán satisfechos con el pago oportuno de la nómina.

Además contamos con un software de nómina que cumple con las características que los convierten en el indicado para las necesidades de su empresa.

Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

Consejos para evitar errores de nómina en su empresa

La realización de la nómina es una actividad muy importante en las empresas y  debe ser administrada de forma precisa, teniendo en cuenta la legislación colombiana, por eso en Alfa Ingenieros ofrecemos el servicio de outsourcing de nómina para Pymes y queremos que evite errores con algunos consejos que le invitamos a leer en la siguiente nota.

Las empresas sean grandes o pequeñas tienen grandes cantidades de actividades y procesos por realizar para que su funcionamiento sea óptimo y productivo. Una de los procesos más importantes que no se pueden descuidar en cualquier negocio es el de  nómina. Que en muchos de los casos presenta errores en su ejecución, ya que por la cantidad de reglamentos, disposiciones laborales y requerimientos que se deben tener en cuenta a la hora del cálculo en el procesamiento de nómina, se suelen cometer equivocaciones involuntarias.

En muchas de las ocasiones, esas equivocaciones pueden llevar a que la empresa tenga que enfrentar problemas legales, es por esto que existen compañías especializadas en la administración de nómina en Colombia, que le ofrecen a empresarios como usted un aporte en el crecimiento y valor de su negocio, ligado a la optimización del tiempo que se ahorra en la externalización de actividades que pueden interferir en sus labores básicas como gerente.

En las pymes, especialmente, los fallos de nómina son un reto constante a superar, ya que estos pueden generar desmotivación en los empleados, costos no presupuestados e inconvenientes con otras áreas de la compañía. En Alfa Ingenieros somos expertos en servicio de outsourcing de nómina y queremos invitarlo a que conozca cuáles son los errores más comunes y cómo puede evitarlos.

No contar con un sistema de planificación

Cuando en las empresas, las actividades se dejan para último momento y se hacen con rapidez para cumplir con las fechas límites, se genera un descuido en la consecución de los procesos y conlleva a que los errores aparezcan en los pagos y en los tiempos de entrega. Tener un sistema de planificación detallada y de fácil comprensión le asegurará que los pagos a sus colaboradores sean justos, estén al día y cumplan con los requerimientos de ley. Es ahí cuando se evidencian los beneficios de una nómina tercerizada, usted no tendrá que preocuparse por estas labores administrativas de las que se encargará el servicio de outsourcing de nómina que le ofrece Alfa ingenieros, porque contamos con sistemas de planificación aprobados por nuestra experiencia de más de 20 años en el sector.

Falta de personal cualificado

Una de las principales causas de la tercerización de nómina en Colombia es que las pymes no cuentan con el personal suficiente y cualificado para llevar a cabo las complicadas labores del área de recursos humanos. Para tener un control en el cálculo de las nóminas, son muchos los conocimientos en cuanto a leyes, tasas, vinculaciones, reglamentos, modificaciones y renovaciones laborales que debe tener el personal encargado, además que debe contar con experiencia que le garantice a la empresa que no se cometerán errores. Encontrar personal con esas características puede ser complicado y costoso, por eso lo mejor es contar con un aliado que le ayude con el manejo de su nómina, así su personal de recursos humanos podrá enfocarse en la gestión de la productividad, el talento y el desarrollo de sus colaboradores.

Fallas en el cumplimiento de la ley

La nómina en Colombia está protegida por diferentes leyes laborales y por el Código Sustantivo del Trabajo, que se deben tener en cuenta para los procesos de cálculo. Muchas veces por el desconocimiento de las normas, las empresas deben enfrentar sanciones por errores graves que son descubiertos en las auditorías, y que pueden llevar hasta a la liquidación de una pequeña empresa que no pueda asumir los costos de las sanciones impuestas. La contabilidad exacta de la nómina le permitirá a usted como empresario permanecer pegado a la ley y cumplir con todos los pagos que debe realizar por sus empleados. Contar con un aliado en la administración de nómina en Colombia le asegurará que todas las normas serán cumplidas y que su empresa será reconocida por los empleados y por el estado como una compañía que cumple con las reglamentaciones de ley.

Para la tercerización de nómina en Colombia no necesita ser una gran empresa. Su pyme también puede contar con esta excelente alternativa en ahorro de tiempo y personal. En Alfa Ingenieros lo haremos de manera automática por usted, para que no se preocupe por los cumplimientos en el pago de su nómina. ¡Contáctenos!

Articulo tomado de Alfa Ingenieros

Es así como debe ser liquidada una nómina

La liquidación de nómina es una actividad que las empresas realizan generalmente cada quincenal o mensual a cada uno de los colaboradores de la organización con el fin de retribuirles por el ejercicio de sus actividades laborales, una actividad muy importante que debe ser realizada por expertos que conozcan la legislación laboral y efectúen el pago de forma correcta, por eso le contamos los pasos para liquidar una nómina en la siguiente nota.

Cuando realiza tareas que no pertenecen 100% a sus labores, es común que no sepa muy bien cómo se deben llevar a cabo... eso es algo que se ha convertido común dentro de las empresas con el procesamiento de nómina de los empleados que trabajan para usted, llevando a que se presenten fallas cada vez más seguidas.

Comience a tomar las riendas de su empresa y considere que la tercerización de nómina en Colombia ya es un hecho que está teniendo grandes resultados...

¿Sus empleados saben cómo se liquida una nómina?

Cómo se liquida una nómina de un empleado es una de las dudas más comunes que se presentan cuando no se es un experto en el tema; Alfa Ingenieros con su servicio de outsourcing de nómina en Colombia podrá ayudarlo a despejar algunas dudas para que sepa más de este procedimiento.

La nómina debe ser liquidada dependiendo del período de pago que su empresa haya elegido, donde generalmente la formalidad de “mensual” es la más utilizada. Dentro de cada período deben ser liquidados todos los conceptos que estén relacionados con la nómina de su empleado, incluso con aquellos que son pagados a tiempos distintos o a terceros, este caso se liquidan como provisiones como en caso de cesantías o la prima de sus servicios.

Una empresa especializada en el procesamiento de nómina se encargará de hacer por usted de manera correcta estos conceptos generales para sus empleados:

• Vacaciones
• Pensión
• Salud
• Riesgos laborales
• Prima de servicios
• Auxilio de cesantías
• Intereses de cesantías
• Aportes parafiscales

Con respecto a la remuneración...

El payroll en Colombia ha sido exitoso para determinar que con respecto a la parte remunerativa debe ser liquidado el salario con sus componentes adicionales (en caso de que aplique) como: horas extras, comisiones, recargos dominicales, nocturno y también festivos.

Una vez determinado el tipo de ingreso del trabajador que estará dentro de su empresa, se comienzan a liquidar según los diferentes conceptos que existan en cada uno de los diferentes casos.

Es importante que tenga en cuenta que cuando se trata de las prestaciones sociales, el auxilio de transporte debe ser incluido par a la liquidación de esos conceptos, pero en caso de otros conceptos como seguridad social o parafiscales, no deben ser incluidos; en caso de las vacaciones, para poder calcularlo debe ser incluido el auxilio de transporte y los recargos nocturnos.

No lo ponga más en duda

La nómina tercerizada lo ayudará a que no existan errores en cada uno de estos pequeños detalles, los cuales podrían poner en riesgo la reputación de su empresa.

Ahora que sabe como se debe liquidar una nómina, seguramente preferirá optar por el procesamiento de nómina que Alfa Ingenieros tiene para ofrecerle gracias a nuestros expertos en el tema para pequeñas, medianas o grandes empresas multinacionales. Recuerde que si sus empleados están felices, su empresa trabajará con los mejores estándares de calidad.

¡Contáctenos ahora y seamos los mejores aliados!.

Articulo tomado de Alfa Ingenieros

6 razones para contratar nuestros servicios de nómina tercerizada

Toda empresa necesita darle un buen manejo a su nómina, para evitar problemas laborales, legales y fiscales, por esto el outsourcing de nómina es una excelente opción y en esta nota sabrá el por qué.

Hay muchas razones por las que el procesamiento de nómina es una opción viable para su empresa, y va mucho más allá que poder garantizarle a sus empleados que mes a mes recibirán el sueldo a tiempo.  Pero, para saber todos los aspectos positivos que puede resaltar un servicio de procesamiento como este, Alfa Ingenieros se lo hará saber en esta nota.

Dedíquele un tiempo correspondiente a sus deberes

Si, definitivamente si ha trabajado con esto, sabe que la nómina consume mucho tiempo que puede alejarlo de sus verdaderas labores dentro de la empresa, pero para alejarse de esa tarea complicada el servicio de outsourcing de nómina lo hará por usted. No afecte más sus negocios centrales y considere este servicio.

El departamento de Recursos Humanos suele ser el más afectado, porque la carga administrativa que reciben los aleja de sus verdaderas labores. Con un procesamiento de nómina el personal de RRHH no recibirá quejas de los empleados al no recibir errores en sus pagos; por lo que podrán dedicarse al 100 por ciento en sus labores correspondientes.

Como sabemos que descuidar la nómina de sus empleados no es una opción factible, la tercerización de nómina en Colombia se encargará de que evite todos aquellos errores de cumplimiento tanto laborales, como legales y fiscales, lo que además de lograr empleados pocos satisfechos, podrías generar costosas multas.

6 razones poderosas para contar con este servicio

Considerar la nómina tercerizada es una de las decisiones más sabias e inteligentes que tomará usted para su empresa porque, además de estar mucho más tranquilo, le daremos otros 6 motivos para que usted contacte a Alfa Ingenieros:

• Podrá garantizar que cumplirá con el cumplimiento de las diferentes regulaciones fiscales, legales y del seguro social de sus empleados.

• La administración de nómina en Colombia mantendrá toda la información en un sistema privado y seguro.

• Este sistema es mucho más efectivo que los normalmente utilizados de manera interna en las empresas.

• Contamos con un software que siempre estará al día, en el que nuestros colaboradores con experiencia manejarán de manera eficiente.

• La accesibilidad a la información será fácil de manejar, pero únicamente por las personas calificadas para hacerlo.

• Construirá y mantendrá la confianza y satisfacción en sus empleados.

¿Le parece que es un gran sistema? Se lo demostraremos al ponerse en contacto con nosotros.

Considere el procesamiento de nómina para su empresa como un medio totalmente eficaz para que sus empleados estén totalmente satisfechos con usted, de esta manera podrán realizar sus labores con entusiasmo. Permítale a sus colaboradores enfocarse en sus tareas para que los servicios que usted ofrezca, sean los mejores.

Artículo tomado de Alfa Ingenieros