Así es como se debe liquidar una nómina

La liquidación de nómina es una actividad que las empresas realizan generalmente cada quincena o mes a cada uno de los colaboradores de la organización con el fin de retribuirles por el ejercicio de sus actividades laborales, una actividad muy importante que debe ser realizada por expertos que conozcan la legislación laboral y efectúen el pago de forma correcta, por eso le contamos los pasos para liquidar una nómina en la siguiente nota.

La nómina debe ser liquidada dependiendo del período de pago que su empresa haya elegido, donde generalmente la formalidad de “mensual” es la más utilizada.

 

Dentro de cada período deben ser liquidados todos los conceptos que estén relacionados con la nómina de su empleado, incluso con aquellos que son pagados a tiempos distintos o a terceros, este caso se liquidan como provisiones como en caso de cesantías o la prima de sus servicios.

 

¿Cómo hacer una liquidación de nómina?

 

La liquidación  de nómina debe contener los siguientes elementos: 

- Sueldo devengado: incluye la remuneración fija que recibe el empleado, el auxilio de transporte, las horas extras y recargos, comisiones y viáticos. 

 

- Vacaciones: cuando aplique, las vacaciones se calculan con base a los días trabajados, en donde el total de los 15 días equivale al 4,17 %. 

 

- Seguridad social (prestaciones sociales): los aportes a salud, pensión y ARL son asumidos por el empleado y el empleador. Así, el porcentaje que corresponde al empleado (salud 8.5 %; pensión 12 %; la ARL dependen del riesgo) debe ser descontado en la nómina sobre el total devengado.  

 

- Parafiscales: los aportes parafiscales son asumidos en su totalidad por el empleador, pero deben quedar registrados en la liquidación como consignados.     

 

- Prima de servicios: la prima equivale al 8.33 % por el salario del empleado. 

 

- Auxilio de cesantías: el valor de las cesantías se calcula multiplicando el salario por el 8.33 %. Sobre las cesantías se liquidan los intereses que equivalen al 1 %.

 

Es importante que tenga en cuenta que cuando se trata de la liquidación de las prestaciones sociales, el auxilio de transporte debe ser incluido para la liquidación de esos conceptos, pero en caso de otros elementos como seguridad social o parafiscales, no deben ser incluidos; en caso de las vacaciones, para poder calcularlo debe ser incluido el auxilio de transporte y los recargos nocturnos.

 

¿Cómo se liquida una nómina?

 

La nómina se liquida con base en los porcentajes mencionados anteriormente y en los montos establecidos como salario en el contrato. Sin embargo, es importante mencionar algunos aspectos clave que se deben tener en cuenta. 

 

- Solicitar las deducciones que pueda tener el empleado con las respectivas áreas de la empresa.

 

- Tener presente el tope para aplicar la retención en la fuente.

 

- Analizar si alguno de los empleados debe aportar al fondo de solidaridad pensional.

 

- Tener en cuenta si el empleador está exento del pago de los aportes a salud, Sena e ICBF.

 

- Revisar la liquidación de las horas extras y los recargos si es el caso.

 

- Descontar los días no laborados por los empleados en el caso de que no sean justificados, debe tener en cuenta que los descuentos de salud y pensión si se deben realizar completos.

 

- Mirar quiénes tienen derecho a recibir auxilio de transporte y quiénes no.

 

- Conocer cada concepto devengado por el trabajador para diferenciar entre lo salarial y no salarial.

 

Los porcentajes para liquidar una nómina son los siguientes: 

 

- Cesantías: (Salario mensual * Días trabajados)/360

 

- Intereses sobre cesantías: (Cesantías * Días trabajados * 0,12)/360

 

- Prima de servicios: (Salario mensual * Días trabajados en el semestre)/360

 

- Vacaciones: (Salario mensual básico * Días trabajados)/720

 

- Hora extra diurna: Valor hora ordinaria * 1,25

 

- Hora nocturna: Valor hora ordinaria * 1,35

 

- Hora extra nocturna: Valor hora ordinaria * 1,75

 

- Hora ordinaria dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 1,75

 

- Hora extra diurna dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 2

 

- Hora extra nocturna dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 2,5

 

¿Cuáles son las prestaciones sociales? 

 

Recuerde que las prestaciones sociales están conformadas por estos cuatro conceptos:

 

1. Primas de servicios.

 

2. Cesantías.

 

3. Intereses a las cesantías.

 

4. Vacaciones.

 

Es importante destacar que el empleador está obligado a realizar la liquidación de la denominada prima de servicios, la cual corresponde a 30 días de salario cuando se ha laborado el año completo, según lo ordena el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo.

 

Conozca aquí más sobre la liquidación de las prestaciones sociales. 

 

A continuación le presentamos un ejemplo de una liquidación de nómina:

 

 

Fuente: gerencie.com

 

Ahora que sabe como se debe liquidar una nómina, cuando realiza tareas que no pertenecen 100 % a sus labores, es común que no sepa muy bien cómo se deben llevar a cabo, esto es algo que se ha convertido en algo común dentro de las empresas que realizan su procesamiento de nómina dependiendo de los empleados que trabajan en el área contable o de recursos humanos,  esto sin duda representa en una sobrecarga de actividades, llevando a que se presenten fallas cada vez más seguidas.

 

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Artículo tomado de GPS Talent