5 maneras de simplificar el proceso de nómina en su empresa

Uno de los proceso más importantes de una empresa es la administración de nómina ya que en muchos casos por una mala gestión se pueden cometer errores que pueden causar demoramiento en los pagos, o pagos erróneos a los empleados. Alfa Ingenieros quiere manejar este proceso por usted, simplificando el proceso pero haciéndolo de una mejor manera y mucho más eficaz. Conozca más en la siguiente nota.

La administración de nómina en Colombia juega un papel fundamental en la gestión del personal debido a que es una de las principales herramientas que las empresas tienen para la atracción de nuevos empleados y la retención de los mejores talentos. Quienes esperan que los pagos sean justos y a tiempo.

Por lo tanto, gestionar correctamente la nómina de su empresa le genera valor. Mientras que puede ser un proceso fácil y rápido para grandes compañías que tienen bastante experiencia en la gestión de personal, para las pequeñas empresas puede ser todo un reto, especialmente en las que se encuentran en proceso de crecimiento y constantes cambios. Y si además se generan errores en los cálculos se puede convertir en una avalancha de tareas por hacer.

Si el proceso de pagos de nómina en su empresa se ha convertido en algo demasiado complejo y difícil de manejar, en Alfa Ingenieros le contamos algunas formas efectivas  que existen para simplificar el procesamiento de nómina en su departamento de recursos humanos.

El mismo calendario de pago para todos

No importa si tiene empleados de medio tiempo, tiempo completo, administrativos, o incluso prestación de servicios, pague a todos con un calendario de pagos definido. Por los tanto, todos recibirán su pago el mismo día y las actividades que implica el procesamiento estarán  organizadas eficientemente.

Pagar en el mismo día, utilizando la misma estructura de pagos y procesos para todos genera que las cosas sean mucho más fáciles de manejar, generando menos contratiempos y una consecución de actividades que llevan a que la nómina tenga resultados exitosos gracias a la simplicidad y uniformidad.

Esta es una recomendación particularmente importante para las compañías que tienen diferentes tipos de empleados, que es sobre todo una característica común en las pequeñas y medianas empresas y que no han considerado la nómina tercerizada.

Política de pagos simple

Con todos los diferentes procesos administrativos de su empresa las cosas se tienden a dificultar, generando confusiones innecesarias. Para evitar esto en la gestión de su nómina,  puede tomar un tiempo para revisar las políticas de pagos y asegurarse de que sean claras y concisas, en términos que todos los empleados puedan comprender la forma en la que se les paga, si tienen beneficios adicionales, comisiones y los descuentos que se realizan por prestaciones sociales y demás.

Del papel a un software

Una de las mejores opciones que su empresa tiene hoy en día es que gracias a la tecnología, los cálculos, registro, pagos y facturación se pueden realizar por medio de programas especializados en administración de nómina en Colombia.

Con el software de nómina no solo ahorrará tiempo y dinero, sino que el procesamiento será mucho más efectivo y a la medida. Además, sus empleados tendrán acceso en línea a la información sobre su nómina personal.

Para conocer las características que debe tener un buen software de nómina haga clic aquí.   

Un director encargado de la nómina

Es importante asignar los roles en la gestión de personal, no todas las tareas  pueden recaer sobre un grupo reducido de personas. Por lo tanto, contar con una persona que se encargue solamente de manejar el proceso de nómina asegurará que exista una consistencia y que las actividades se realicen de la misma forma todas las veces. Además si hay inconvenientes habrá una persona responsable generar las soluciones pertinentes o encargada de comunicarse directamente con el servicio de outsourcing de nómina. 

Nómina tercerizada

Muchas de las pequeñas o medianas empresas aún no tienen establecido un departamento de Recursos Humanos, por lo que generalmente se asigna a la misma persona que gestiona todos los asuntos del personal. Pero la nómina es compleja y toma bastante tiempo y recursos, sin embargo, el outsourcing de nómina en Colombia es una solución para liberar tareas y asegurarse que los cálculos y pagos sean correctos.

Por otra parte, elimina la necesidad de adquirir un software independiente o recursos adicionales para la administración de su nómina. Sobre todo, será un proceso de su compañía que ya no tendrá que manejar, sino que lo harán por usted con resultados garantizados.

Si busca simplificar la nómina de su empresa en Alfa Ingenieros seremos sus mejores aliados en el procesamiento de su nómina. Nuestra amplia experiencia en el sector y los mejores profesionales garantizan que sus empleados estarán satisfechos con el pago oportuno de la nómina.

Además contamos con un software de nómina que cumple con las características que los convierten en el indicado para las necesidades de su empresa.

Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

Las redes sociales como herramienta efectiva en la selección de personal

Alfa Ingenieros, es una empresa de selección especializada, la cual se encargara de evaluar cada uno de los perfiles que se postulen al cargo que su empresa necesita. Hacemos una evaluación detallada para elegir a la persona más competente para el cargo, esto con la gran ayuda de las redes sociales. Conozca más en la siguiente nota.

En la era de la tecnología, las redes sociales cada vez se abren más campo en ámbitos distintos a los ligados al ocio. En el mundo laboral, son cada vez más utilizadas para distintos propósitos, debido a que son una herramienta utilizada tanto por las empresas como por los profesionales.

Es por esto que las compañías headhunter en Colombia enfatizan el importante rol que las redes sociales tienen para el proceso de reclutamiento. Tanto para las personas que se encuentran en busca de empleo como para los reclutadores, las redes sociales son una fuente muy valiosa de información.

Después de todo, más de 4 billones de personas tienen acceso a internet, de los cuales cerca del 80% se encuentra activo al menos en una red social. Esto representa una gran oportunidad para las empresas como la suya que desean identificar los mejores talentos, y lo mejor de todo es que tienen un alcance global.

Por esta razón, en Alfa Ingenieros le contamos las ventajas que su empresa puede tener al implementar esta herramienta en la optimización de su proceso de selección especializada de personal.

Acceso a candidatos pasivos

El principal beneficio de utilizar las redes sociales como herramienta en la búsqueda de candidatos es atribuido al hecho de que allí es posible detectar el 80% de los candidatos pasivos, es decir, quienes están abiertos a nuevas y mejores oportunidades, pero que no están en la búsqueda activa de empleo.

¿Ha escuchado que los mejores talentos son quienes eligen a las empresas y no las empresas a ellos? En este sentido, este grupo de personas casi nunca está desempleado, por lo que no tienen la presión de buscar opciones alternativas para su carrera, lo que no implica que pueden estar dispuestos a cambiar de trabajo si una buena oferta se les presenta.

Además, los candidatos pasivos representan una mayor cantidad de personas que las que se encuentran activamente en búsqueda de empleo, por lo que tienden a ser más exitosos y deseados en el mercado laboral. Esto implica que no van a aplicar a vacantes por iniciativa propia, sino que esperan ser contactados por los servicios de selección de personal. Así, la empresa que primero los encuentre podría tener más posibilidades de llamar su atención y lograr una contratación.

Muchos más candidatos

Gracias al amplio alcance de las redes sociales, que rompen las barreras territoriales, y a las empresas de reclutamiento de personal, su empresa puede lograr una base de datos mucho mayor que con los medios tradicionales. Así, tendrá más y mejores opciones para seleccionar al talento idóneo para suplir las vacantes.

Por otro lado, la difusión de las ofertas será mucho más rápida y con un mayor alcance, debido al atractivo que una vacante implica y a la constante viralización de la información por este medio. En consecuencia, las redes sociales le permiten acceder a un sinfín de candidatos a nivel global, sin que la distancia sea un problema y sin asumir costos añadidos por este motivo.

Gran cantidad de información profesional y personal del candidato

Con la ayuda de las redes sociales y el apoyo del headhunter en Colombia, su empresa conocerá la interacción de las personas que participen en el proceso de selección. Por lo tanto, tendrá a su alcance muchos más datos y más profundos que a través de una hoja de vida.

Así, logrará conocer a los candidatos no solo en el ámbito profesional, sino también en aspectos personales; desde su forma de relacionarse, su red de contactos, hasta las actividades de ocio que realiza. Datos que serán importantes y pueden influir en el desarrollo de las actividades que implica el puesto de trabajo, como también en la optimización de la productividad de la persona.

Reclutamiento efectivo

La abundancia de datos e información que las redes sociales pueden aportar a la búsqueda de candidatos brinda mayores posibilidades de que la selección sea efectiva, es decir, que se encuentre y contrate a la persona que realmente cumpla con todas las características que la vacante requiere y, por lo tanto, se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa.

En este sentido, se disminuyen las posibilidades de error en la contratación, su empresa gana el mejor talento e impulsa la imagen como empleadora que se convierte en un atractivo para futuros aspirantes.

Ahorro de tiempo y costes

La suma de estas ventajas da como resultado el ahorro de tiempo al momento de localizar los talentos, debido a que es mucho más sencillo comparado con los medios de reclutamiento tradicionales y que no implica más inversión de dinero.  Lo que no quiere decir que lograr una buena presencia en redes y conseguir una comunidad no requiera de dedicación.

Para poder encontrar los candidatos con el mejor talento a través de las redes sociales, lo más recomendable es apoyarse en el headhunter Colombia como el que le ofrece Alfa Ingenieros. Somos una empresa de selección especializada que se encargará de evaluar cada uno de los perfiles que se postulen al cargo que su empresa necesita, de esta manera encontraremos el candidato indicado que se adapte perfectamente a su compañía. 

Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

La relación entre el control interno y la gestión de nómina en su pyme

Alfa Ingenieros maneja el mejor outsourcing de nómina en Colombia para así manejar el control interno y gestión de nómina en su pyme. Pyme es nuestro software en línea para sistematizar su nómina, como parte de sus controles internos en este proceso. Nosotros protegemos su información y garantizamos cálculos correctos. Conozca más en la siguiente nota.

Una de las actividades que puede llegar a generar un gran valor en las compañías es el control interno de liquidación y nómina. Ya que aunque es un proceso administrativo de apoyo requiere de un cuidado especial con el fin de evitar errores que pueden afectar gravemente a la empresa.

                                                            

Por lo tanto, no importa el tamaño de la empresa, los controles internos son una necesidad y el apoyo de un outsourcing de nómina Colombia se puede convertir en una gran ayuda para lograrlo.

¿Qué es el control interno?

Un procedimiento de control interno efectivo es el que brinda una guía sobre las prácticas que se deben seguir para proteger los recursos empresariales y la información sensible de los empleados, que son importantes para registrar, procesar y distribuir la nómina.

En las grandes empresas, los controles internos de nómina incluyen la división de los procesos en diferentes áreas, departamentos y empleados. Ya que esto asegura que varias personas puedan tener el control en el procesamiento de nómina, lo que significa que la posibilidad de cometer fraude o errores se minimizan.

Para pequeñas y medianas empresas como la suya, dividir las actividades de nómina no resultaría práctico. Por esta razón, en Alfa Ingenieros, como empresa especializada en tercerización de nómina en Colombia queremos darle algunas recomendaciones.

¿Cómo implementar controles internos en su pyme?

Existen algunas mediadas que puede tomar para crear un control interno en la administración de nómina.

Limite el acceso a los registros de nómina

Solo la persona que se encarga de la administración de nómina en Colombia debería tener acceso a los procesos y registros de liquidación de la nómina. Como gerente de la empresa usted puede ser la persona encargada, sin embargo puede encargarlo a un gerente que sea de su confianza, o mucho mejor sería contratar profesionales especialistas en ellos, para lo cual puede contar con el servicio de outsourcing de nómina.

Supervise los registros

Debería revisar y analizar regularmente los registros de su nómina con el fin del asegurarse de la rigurosidad de los procesos; aunque la persona que lo haga sea de su confianza la revisión es crucial para asegurar de que no se cometan errores. Es recomendable que lo haga mensualmente, así al presentarse algún problema se enterará inmediatamente.

Aunque cuente con un servicio de outsourcing de nómina Colombia no puede desentenderse del proceso, sino que siempre debe conocer los informes y registros.

Tenga una cuenta bancaria por separado

Adquiera una cuenta bancaria solo para la nómina, que tenga los suficientes fondos para desde ella procese todos los pagos relacionados a la liquidación. Así evitará que todo el dinero de la empresa pueda estar expuesto a un fraude de nómina y mantendrá protegidos el dinero que se utiliza para los demás procesos organizacionales.

Realice auditorías en los registros

Tener auditorías periódicas sobre los registros e informes de nómina asegura que la administración se está haciendo correctamente, además de que si cumple con las normas y leyes de la legislación laboral. La auditoría lo ayuda a reconocer si el monto de los pagos es el adecuado para cada empleado y para cada una de las entidades a las que los debe vincular.

Conozca los patrones de pagos

Es importante que conozca cual es el monto que se paga mensualmente por concepto de nómina y el promedio de varios meses. Si se presenta un periodo de pago en el que existe una gran fluctuación respecto al promedio de gasto en nómina, puede ser una alerta de que puede haber un error en los cálculos o que alguien ha manipulado la nómina.

Use Pymepay, nuestro software en línea para sistematizar su nómina, como parte de sus controles internos en este proceso. Nosotros protegemos su información y garantizamos cálculos correctos, lo que significa que no tendrá que preocuparse por errores matemáticos. Además, usted y sus empleados tiene acceso a información en tiempo real.

No ponga en riesgo los cálculos de su nómina y confíe en Alfa Ingenieros, nuestros profesionales especializados en procesamiento de nómina respaldan buenos resultados. ¡Contáctenos!  

Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

Lo que debe conocer sobre los aportes parafiscales

Los aportes parafiscales son contribuciones obligatorias que cada empleador debe pagare, y se determinan mediante bases gravables de la nómina e cada empleado. Por este hecho es indispensable que todos los empleados se encuentren afiliados y se cumpla debidamente con el pago de los parafiscales. Alfa ingenieros presta el servicio de outsourcing de nómina, permitiendo la mercerización de este proceso, asegurando que no existan errores de cálculo ni demoras en dichos pagos. Conozca más en la siguiente nota

Cuando las empresas vinculan a sus trabajadores por contrato laboral deben pagar por ellos mucho más que el sueldo estipulado que se les debe consignar por sus servicios en la empresa. Estos pagos incluyen cargas prestacionales, parafiscales y aportes a la seguridad social que no pueden ser pasadas por alto con el fin de evitar sanciones del Ministerio del Trabajo.

El cálculo de estos aportes, hace que la gestión de la nómina en las empresas represente una dificultad para gerentes, emprendedores y personal de recursos humanos. Por lo que en la actualidad, para facilitar este proceso, las compañías pueden contar con opciones como el outsourcing de nómina Colombia.  

Servicio que realiza por usted, que es gerente de una pyme o director de recursos humanos de una gran empresa, la administración de nómina en Colombia. Pero aunque el proceso sea tercerizado, no quiere decir que se pueda desentender de él, por lo que es necesario que conozca cuáles son los aportes que debe realizar por sus empleados.

Por esta razón, en Alfa Ingenieros nos centraremos en los aportes parafiscales y le explicaremos de qué se tratan y cómo se deben calcular dentro de la nómina.

¿Qué son los aportes parafiscales?

Son contribuciones obligatorias que como empleador debe pagar al SENA, el ICBF y a las Cajas de Compensación Familiar; y se determinan sobre la base gravable de la nómina de todos los empleados. Los pagos realizados tienen como fin el sostenimiento de estas entidades y el financiamiento para que pueden cumplir con su propósito.

Por lo tanto, es obligatorio que la empresa se afilie y realice los aportes por empleados que  trabajen más de cuatro horas diarias o más de 96 horas al mes. Los parafiscales equivalen al 9% del valor total del Payroll en Colombia de su empresa, del cual el 4% está destinado a las Cajas de Compensación Familiar, el 3% para el ICBF y el  2% restante para el SENA.

¿Todos los empleadores deben pagar los parafiscales?

     

En 2016 se dictó la ley 1819 que se adicionó al estatuto tributario, la cual debe ser conocida por  la compañía que le preste el servicio de outsourcing de nómina, y que permite la exoneración de  los aportes al ICBF y al SENA en los siguientes casos:

1. Las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes de impuesto de renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez SMLV. 
2. Las personas naturales que tengan dos o más trabajadores que devenguen menos de diez SMLV.

En este sentido, si usted hace parte de alguna de las dos opciones no debe pagar los aportes a estas dos entidades, mientras que los aportes a las Cajas de Compensación Familiar sí se deben realizar por todas las empresas y empleadores. 

¿Cómo se calculan los conceptos por parafiscales?

Los profesionales especializados del outsourcing de nómina Colombia calcularán los aportes parafiscales sobre la totalidad del salario de sus trabajadores, lo que incluye sueldo básico, horas extras, recargos nocturnos y comisiones. Exceptuando únicamente el auxilio de transporte y pagos no salariales.

Es importante mencionar que cuando sus empleados se encuentren en periodos de incapacidad no se debe pagar por ellos los parafiscales, debido a que son la ARL o EPS las encargadas, dependiendo del caso, de pagar un auxilio económico al trabajador, que no hace parte del salario ni se cataloga como un descanso remunerado.

La tercerización de nómina en Colombia lo ayudará a que no existan errores en el cálculo de cada uno de los aportes parafiscales que debe realizar, evitando posibles sanciones para su empresa.

Ahora que conoce todo acerca de los parafiscales, seguramente preferirá optar por el outsourcing de nómina Colombia que Alfa Ingenieros le ofrece. Nuestros profesionales especializados garantizan los mejores resultados. ¡Contáctenos ahora y seamos los mejores aliados!    

Articulo tomado de Alfa Ingenieros.