miércoles, 24 de junio de 2020

10 aspectos que debe tener en cuenta a la hora de pagar la nómina


El pago de nómina a los empleados por parte de las empresas es un asunto de suma responsabilidad, pues implica una serie de factores legales y sociales que se supervisan por entes gubernamentales. En este sentido, hoy en Alfa Ingenieros queremos contarle 10 de los puntos fundamentales que debe tener en cuenta en este aspecto.
El procedimiento y la forma en la que se realiza el pago de la nómina en las empresas debe realizarse de acuerdo algunos requisitos y criterios estipulados en la normatividad colombiana con el objetivo de garantizar procesos transparentes y proteger los derechos de los trabajadores. 
El pago de la nómina no sólo implica la cancelación del monto estipulado en el contrato que se realiza de forma oportuna, aunque estos son algunos de los aspectos más importantes, también hay otras cosas que los empleadores deben tener en cuenta con el objetivo de no incurrir en errores o faltar a la norma. 
Por esa razón, como expertos en el servicio de nómina, en Alfa Ingenieros hoy queremos contarle 10 aspectos que debe tener en cuenta a la hora de tramitar la nómina en su empresa.
1. Estar al día con la normatividad: mantenerse actualizado en lo referente a las normas vigentes sobre temas laborales, tributarios y de seguridad social es indispensable para cumplir a cabalidad con la ley y los derechos laborales del país. 
2. Políticas de calidad: debe crear protocolos y metodologías que permitan contar con niveles altos de calidad a la hora de garantizar que los pagos que genere la empresa no presenten error alguno. Recuerde que los empleados son la columna vertebral de cualquier empresa, por esa razón, es importante que les asegure procesos transparentes para su tranquilidad. 
3. La información es confidencial: recuerde que la Ley Habeas Data (Ley 1581 de 2012) también estipula cómo se paga la nómina en Colombia en relación a la protección de la información personal y laboral en el área de Talento Humano de todas las empresas. Por esa razón, asegúrese que sus protocolos de confidencialidad son efectivos a la hora de blindar la información de sus trabajadores y evitar que se use de formas incorrectas. 
4. Pagos de prestaciones sociales: el pago de las prestaciones sociales es uno de los aspectos más importantes en la tramitación de la nómina de cualquier empresa. Por esa razón, como empleador debe verificar que la plataforma tecnológica que usted utiliza para realizar el proceso de nómina se encuentra bien parametrizada y está al día con la normatividad referente al pago de estos montos. De esta forma, evita problemas legales, sanciones y malos cálculos. 
5. Beneficios extralegales: asegúrese de que su política actual de beneficios extralegales esté acorde a la normativa vigente, es decir, que bajo ningún concepto puede atentar contra la ley, y que sus empleados entienden claramente cómo es el funcionamiento de sus beneficios. 
6. Respuesta oportuna a las entidades de control: como empleador usted está en la obligación de dar respuesta oportuna y ágil a cualquier requerimiento solicitado por los entes de control, tales como la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (Ugpp), la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) y el Ministerio del Trabajo. 
7. Estar al día con la Ugpp: es absolutamente imperativo que como empleador le dé cumplimiento efectivo a los lineamientos de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, que tiene como objetivo auditar de manera constante y permanente que todas las empresas cumplan con el pago de la Seguridad Social. 
8. Aportes de Seguridad Social y Parafiscales: en Colombia el correcto pago de los aportes a la Seguridad Social y los Parafiscales es de obligatorio cumplimiento para todas las empresas ya que tiene una relación directa con el bienestar de los trabajadores y el de sus familias. 
9. Asesoría a los empleados: como empleador usted está en la obligación de proporcionar una asesoría clara en relación a temas de su interés como la retención en la fuente y cualquier cambio que se presente en la normatividad laboral. Este es un derecho de los trabajadores mediante el cual obtienen un conocimiento pleno respecto al procesamiento de su nómina, los descuentos que se realizan y el porqué de los mismos. 
10. Pagos oportunos: como lo mencionamos anteriormente, el pago oportuno de la nómina no es el único aspecto importante a la hora de tramitar este procedimiento. Sin embargo, es uno de los más cruciales ya que tiene un efecto directo en el flujo de caja de las familias y las obligaciones de los empleadores, y en últimas, en su bienestar general. Por esa razón, asegúrese de hacer el pago de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato laboral. 
Lo mejor para asegurarse de que está tramitando el pago de la nómina de forma correcta, en cumplimiento con la normatividad vigente y para el beneficio de sus trabajadores es acceder a un servicio de externalización de nómina que sea realizado por profesionales expertos en el tema. 
En Alfa Ingenieros contamos con una amplia experiencia en el procesamiento de nómina y la selección de personal. Nuestros servicios están diseñados para que usted se enfoque con tranquilidad en el desarrollo de sus actividades económicas y deje en manos de expertos algunos aspectos del área de Talento Humano.
 Artículo tomado de Alfa Ingenieros.

jueves, 18 de junio de 2020

Medidas para evitar el uso fraudulento de los subsidios a la nómina



El Gobierno de Colombia decreto brindar beneficios de nómina para las empresas que se han visto afectadas por la contingencia del covid-19. En este sentido, se tomaron medidas para evitar el fraude y mal uso de este beneficio.
Recientemente, el Gobierno nacional anunció, mediante el Decreto 639 de 2020, algunas medidas de alivio a la nómina con el objetivo de proteger millones de empleos y darle un respiro a las empresas que han presentado una baja en sus ventas debido a la contingencia generada por la enfermedad COVID-19. 
Según estimaciones del Gobierno, el Estado colombiano estaría invirtiendo una suma de dos billones de pesos mensuales durante los meses de mayo, junio, julio y agosto del presente año en el Programa de Apoyo al Empleo Formal (Paef). El objetivo de proteger la nómina en el 2020 es salvar alrededor de 6 millones de empleos y darle un empujón a la economía en estos tiempos de incertidumbre.
Dado que se trata de una situación de emergencia en medio de un momento sensible para el país, el Decreto 639 también puntualiza las sanciones que recibirán todas las empresas, las personas naturales con más de 3 empleados y las organizaciones sin ánimo de lucro que incurran en la obtención o el uso fraudulento de las ayudas estatales. 
En esta nota le contamos todo lo que debe saber al respecto para evitar sanciones si accede al subsidio a la nómina. 

Sanciones por uso fraudulento del subsidio a la nómina 

Con el objetivo de evitar que personas fraudulentas se aprovechen de la situación, el Gobierno nacional designó a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, Ugpp, como la entidad que se encargará de vigilar la solicitud y entrega de recursos en el marco del Paef. 
Así las cosas, todas las entidades financieras que reciban las postulaciones al programa estarán en la obligación de informar a la Ugpp, quien a su vez tendrá la responsabilidad de llevar un registro de los beneficiarios, el número de empleos protegidos con el subsidio y realizará una verificación para asegurarse de que el empleador o beneficiario no se ha postulado para el mismo aporte con otras entidades bancarias. 
La solicitud de acceso al beneficio del Paef tiene una vigencia de 3 meses, pero deberá renovarse cada mes con el objetivo de comprobar que los empleados beneficiados siguen vinculados a la empresa. Es importante recordar que no es posible solicitar el auxilio para empleados que hayan sido despedidos, tengan su contrato suspendido en el mes de postulación o cuenten con licencias no remuneradas. 
La verificación mensual en el sistema Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) se realiza con el objetivo de evitar los fraudes en la solicitud del auxilio. De acuerdo al decreto, se establecen fuertes medidas sancionatorias que incluyen desde multas hasta acciones penales. 
Específicamente, se establece como accionar fraudulento todas aquellas empresas que reciban uno o más aportes estatales sin cumplir con los requisitos establecidos y no lo informen a las autoridades competentes, que reciban el beneficio de forma fraudulenta o que destinen el subsidio a fines diferentes a los establecidos por el decreto. 
Para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el decreto, se entenderá que los documentos presentados por las empresas para la postulación al programa y los recursos del aporte estatal son de naturaleza pública. De esta forma, en caso de verificarse el incumplimiento, la Ugpp adelantará el proceso de cobro coactivo contra los beneficiarios que accedan al aporte de forma fraudulenta de acuerdo al procedimiento establecido en el Estatuto Tributario para las devoluciones improcedentes (Numeral 670). A saber: 
• La obligación de devolver el dinero del subsidio. 
• Intereses moratorios desde la fecha del subsidio improcedente. 
• 10% o 20% del subsidio improcedente de sanción general. 
• 100% del subsidio improcedente si se usaron documentos falsos o fraude. 
Adicionalmente, aplicarán las medidas disciplinarias y penales correspondientes. Cabe recordar que el término de la acción establecido en el Numeral 670 es de 3 años. Por lo que durante ese tiempo, la Ugpp continuará realizando las fiscalizaciones en compañía de la Dian. 

Evite sanciones con un servicio de outsourcing 

A la hora de gestionar el pago de la nómina en su empresa, es de suma importancia conocer la legislación vigente para evitar esta y todas las sanciones pertinentes. En este sentido, un servicio de nómina especializado le puede garantizar una gestión transparente y adecuada de los recursos de su compañía. 
Ya sea que decida acceder al Programa de Apoyo al Empleo Formal establecido por el Gobierno nacional o no, una nómina tercerizada puede ser la solución para que pueda concentrar todos los esfuerzos de su empresa en la recuperación de las actividades económicas y la superación de la contingencia. 
En Alfa Ingenieros le ofrecemos un servicio de alta calidad, respaldado por todos nuestros años de experiencia en el sector y la idoneidad de nuestro equipo humano de profesionales interdisciplinarios. Contáctenos y permítanos mostrarle una forma inteligente y efectiva de gestionar la nómina en su empresa.
 Artículo tomado de Alfa Ingenieros.

martes, 9 de junio de 2020

Mecanismo de alivio a la nómina por el COVID-19


La crisis sanitaria del covid-19 ha puesto en una difícil situación a muchas pequeña y medianas empresas en muchos aspectos, uno de ellos es el pago de salarios del personal, motivo por el que el gobierno de Colombia lanzo ayudas para subsidiar parte de esta responsabilidad. A continuación, le decimos de qué se tratan y cómo puede acceder a ellas. 
Debido a la problemática que la pandemia del COVID-19 ha creado de la economía colombiana, el Gobierno nacional ha anunciado un alivio económico para la nómina de las pymes y otros actores productivos en el país con el objetivo de garantizar la conservación de los empleos de miles de trabajadores y la operación de las empresas. 
En esta nota, Alfa Ingenieros le cuenta de qué se trata y qué puede hacer para acceder a esta ayuda financiera. 

¿En qué consiste el alivio a la nómina? 

El Programa de Apoyo al Empleo Formal (Paef) es una de las estrategias de apoyo económico que el Gobierno nacional ha decretado para apoyar a las pequeñas y medianas empresas y hacerle frente a la crisis económica provocada por el virus.
Concretamente, se trata de un subsidio equivalente al 40% de un salario mínimo que está dirigido a todos los trabajadores de las empresas, personas naturales con más de 3 empleados y organizaciones sin ánimo de lucro colombianas que, en el mes de abril, hayan presentado un 20% o más de reducción en la facturación. Para ello, las empresas deberán certificar que su reducción se debe efectivamente a la crisis. 
La vigencia del Paef contempla los meses de mayo, junio, julio y agosto del 2020. El aporte estatal contemplado corresponde al número de empleados de cada empresa multiplicado por $351.000. 
Este mecanismo de alivio a la nómina de las pymes busca cubrir parcialmente la mensualidad de pago a los trabajadores que devenguen entre uno o dos salarios mínimos y se hará máximo 3 veces por cada empresa. Es importante tener en cuenta que la verificación que realizará el Gobierno se hará a través del sistema PILA. Allí se corroborará el número de empleados y los ingresos base de cotización antes y después de la declaración de la emergencia debido al COVID-19. 
Adicionalmente, se anunció un subsidio a la prima de mitad de año que abarca los trabajadores que ganen hasta un millón de pesos al mes y aplicará para empleados formales en todo el país. El subsidio tiene un valor de 220.000 por trabajador y se pagará en el mes de julio. Por otro lado, el Gobierno nacional también abrió la puerta para que las empresas puedan acordar con sus trabajadores el pago de la prima el máximo 3 cuotas hasta el 20 de diciembre del actual año. 
Otra de las medidas de alivio económico anunciadas fue el aplazamiento del segundo pago correspondiente al Impuesto de Renta, que se debía hacer en mayo, para final de año, específicamente en diciembre. 
De esta forma, el Gobierno nacional busca, a través del Ministerio de Hacienda, contrarrestar el riesgo del aumento de la tasa desempleo en el país y brindarle una oxigenación a las empresas. 

¿Cómo acceder al subsidio de nómina? 

Las empresas que deseen acceder al subsidio de la nómina por parte del Gobierno nacional deberán: 
1. Diligenciar el formulario estandarizado que se pone a disposición de los interesados en las entidades financieras. 
2. Llevar una certificación realizada por su contador o revisor fiscal en el que certifique la reducción del 20% de la facturación en el mes de abril con respecto al mismo mes en el año pasado o a enero y febrero del 2020. Adicionalmente, deberá certificar el número de empleados vinculados a la empresa. 
Estos son algunos de los requisitos que deberá tener en cuenta para postular su empresa al Programa de Apoyo al Empleo Formal: 
• La constitución de la empresa tiene que haberse realizado antes de enero del 2020. 
• La empresa debe contar con un registro mercantil renovado en el 2019. 
• Tener una cuenta bancaria en una entidad vigilada por Superfinanciera. 
• El beneficio no aplica para aquellos empleados que en el mes de postulación tengan sus contratos suspendidos o cuenten con licencias no remuneradas. 
• Las entidades sin ánimo de lucro, los consorcios y uniones temporales y las personas naturales con más de 3 empleados no deberán aportar copia del Registro Único Tributario. 
• Las personas naturales deben tener por lo menos 3 empleados reportados en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes correspondientes al período de cotización del mes de mayo de 2020. 
• No deben ser Personas Expuestas Políticamente, ni cónyuges, compañeros permanentes o parientes en segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad de Personas Expuestas Políticamente. 
• Las empresas que participen del beneficio deberán comprometerse a no despedir a ningún trabajador durante el tiempo en el que reciba el alivio. Esta información será verificada a través del sistema PILA. 
Es importante tener en cuenta que el subsidio se debe utilizar única y exclusivamente para el pago de las nóminas y que las empresas que utilizan estos recursos con otro propósito enfrentarán las sanciones fiscales y penales aplicables. Su empresa podrá participar de este beneficio independientemente de si su nómina es tercerizada o no. 
Recuerde que en Alfa Ingenieros le ofrecemos un excelente servicio como socio estratégico y le brindamos soluciones en procesamiento y externalización de nóminas y selección de talento humano para empresas de múltiples sectores en el país. Nuestros más de 20 años de experiencia son la garantía de que estamos en la capacidad de ayudarlo a crecer.
 Artículo tomado de Alfa Ingenieros.

Así es como se debe liquidar una nómina

La liquidación de nómina es una actividad que las empresas realizan generalmente cada quincena o mes a cada uno de los colaboradores de la o...