Pago quincenal vs mensual para su pyme

Existen dos pagos para los trabajadores de una empresa, el quincenal y el mensual. Cuando hablamos de pagos quincenales hablamos de 24 procesos en el año para su pyme, pero para el trabajador es mucho mejor ya que puede administrar mejor su dinero, pero cuando hablamos de pago mensual, para las pyme suele ser mejor ya que son solo 12 procesos al año, en el cual se pueden cometer menos errores. Conozca más en la siguiente nota.

El calendario de pagos es un factor determinante en la relación entre los trabajadores y su empresa, por lo que resulta fundamental que las fechas se cumplan rigurosamente y al mismo tiempo que signifiquen un beneficio y ahorro para usted como empleador. En la administración de nómina en Colombia generalmente se utilizan dos modalidades de fechas para los pagos: mensual o quincenal.

Para las pymes, al estar comenzando la experiencia en pago de nómina y al no contar con una cantidad grande de empleados, que además pueden tener tipos de contratos diferentes, resulta complicado establecer un calendario de pagos, pero al hacerlo es una herramienta que lo favorecerá y le ahorrará esfuerzos y tiempo.

Elegir la mejor forma de pagar a sus empleados puede verse como una decisión simple a  primera vista, pero en realidad requiere de una seria consideración. Si elige un sistema que no sea funcional ni para le empresa ni para los empleados, puede traer mucho más trabajo y tiempo modificarlo, y eso es lo que todas las empresas pretenden evitar en función de la productividad.

Por esta razón, en Alfa Ingenieros, como especialistas en tercerización de nómina en Colombia, queremos mostrarle las ventajas de cada una de las modalidades, para que tome la mejor decisión en el establecimiento de su calendario de pagos.

Es importante mencionar que el procedimiento siempre será el mismo, las fechas no influyen en la forma en la que se liquida la nómina, debido a que los cálculos se realizan con base en porcentajes, que se aplican a diferentes valores dependiendo los días a liquidar.

Pagos quincenales

Los pagos en los días 15 y 30 significan que la empresa tendrá que realizar el procesamiento de nómina 24 veces al año. Esta modalidad es la más utilizada debido a que les facilita a los empleados la administración de  su sueldo; en cuanto a la empresa, es cómoda ya que compagina el desembolso con los periodos contables. Una de las complejidades del pago quincenal es alinear las deducciones y pagos extras con los periodos de pago.

Pagos mensuales

En esta modalidad se realizan los pagos una vez al mes, que suele ser el 30 o los últimos días del mes. Puede resultar mucho más sencillo para la compañía, debido a que solo se hacen 12 procesamientos de nóminas al año. Además,  se ajusta con las fechas de cierre del departamento de finanzas y contabilidad. Por otra parte, entre menos veces se realicen las liquidaciones se reduce la posibilidad de cometer errores, por el contrario, si lo realiza cada quince días tiene más oportunidades de introducir el error humano en la ecuación.

Esta modalidad es relativamente más práctica, se reduce el trabajo y se alinea bien con las deducciones mensuales que se deben realizar por concepto de prestaciones sociales y demás, y resulta más fácil calcular los pagos adicionales.

Una de las principales desventajas tiene que ver con la inconformidad de los empleados, para quienes es complejo administrar un solo ingreso para un periodo más largo.

¿Cómo elegir la que mejor se adecue?

Teniendo en cuenta el costo y tiempo que implica cada modalidad, las necesidades de su empresa y el bienestar de los empleados, puede decidir cuál es la mejor opción para usted en función de la productividad y optimización de la administración de su nómina en Colombia.

Sin embargo, no olvide que entre más claras y concisas sean las políticas de pago, entre más informados estén los empleados de ellas y que tenga un mismo calendario definido para todos, será mucho más beneficioso para la compañía, debido a que las actividades estarán organizadas eficientemente.

La mejor herramienta

No importa que modalidad escoja, siempre es bueno contar con las mejores herramientas, y el software de procesamiento de nómina de Alfa Ingenieros le facilitará aún más los procesos. Con este, todos los cálculos serán sistematizados, tendrá acceso a la información online y reducirá las posibilidades del error. En pocas palabras, la liquidación de su nómina estará siempre bajo control, con el respaldado de nuestra amplia experiencia en nómina tercerizada.

Optimice los pagos a sus colaboradores con la asesoría de Alfa Ingenieros, nos convertiremos en sus mejores aliados. ¡Contáctenos!  

Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

Evite sanciones con el manejo adecuado de la información personal de sus empleados

El servicio de outsourcing de nómina, está diseñado para manejar la información adecuada de los empleados. Queremos que no acarree sanciones por no tener una buena protección de la información de tus trabajadores. Debe conocer sobre la Ley de Protección de Datos Personales. Conozca más en la siguiente nota.

Uno de los principales retos que enfrentan las empresas en la gestión del personal es el manejo de la información personal; datos que son altamente sensibles y por ende, deben ser protegidos con total rigurosidad y precaución, con el fin de evitar sanciones y demandas por parte de los entes reguladores o incluso por los mismos empleados. La consultoría en recursos humanos es una de las principales herramientas que tiene a su disposición para garantizar el cumplimiento de las normas, debido a que se ciñe a la ley.

Lo que debe saber sobre Ley de Protección de Datos Personales

El tratamiento de los datos personales incluye la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de la información adquirida. En Colombia, el derecho a la protección de datos personales ha sido establecido como fundamental desde el año 1991 en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en el que se plantea que todas las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos o archivos de entidades públicas.

Sin embargo, no fue hasta en 2012 que se dictó la ley 1581 o Habeas Data, que regula directamente este artículo. Por tal motivo, todas las empresas deben integrar efectivamente la Ley de Protección de Datos mediante el establecimiento de procedimientos que se conviertan en factores clave dentro de la selección y gestión de talento humano, como de la información adquirida de los clientes con cualquier fin.

En este sentido, el área de gestión humana de su empresa debe velar por garantizar la seguridad de la información de cada empleado, actualizada en legislación e idónea para manejar las bases de datos.

Claves para proteger la información

Cuente con un formato de autorización del uso de los datos personales, en el que se les informe a los colaboradores, candidatos, y ex colaboradores los procedimientos determinados para el manejo de sus datos personales. Puede ser entregado al momento de realizar la contratación y debe indicar claramente el uso que se le dará a la información.

Como mencionamos anteriormente, el servicio de outsourcing de nómina es una de las herramientas que tiene para facilitar el proceso de la elaboración de estos formatos, en el cual el director o encargado del área cuenta con la asesoría y validación por profesionales expertos en legislación laboral.

Adicionalmente, es fundamental que tenga en cuenta la elaboración de cláusulas que garanticen la confidencialidad de los datos de los clientes o empleados, la cual debe ser firmada por los colaboradores en la que se comprometan a guardar total reserva sobre los datos a los que tengan acceso en la ejecución de sus labores, y después que se desvinculen de la empresa.

Es importante que custodien los datos personales con distintas medidas, con el fin de regular  la transmisión de la información a terceros, como es el caso de la gestión del payroll en Colombia, en donde se deben cumplir fines legales como la afiliación a seguridad social, parafiscales, entre otros para los que se necesita compartir los datos con las entidades prestadoras de los servicios.

No puede olvidar que todas las bases de datos deben estar registradas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Al faltar a este registro, las sanciones son severas por parte de la entidad y pueden llegar hasta los 1500 salarios mínimos.

Por último, pero no menos importante es necesario instaurar una cultura interna en su empresa en la que todos los colaboradores conozcan y entiendan la importancia del buen manejo de los datos personales y el cumplimiento de la normativa.

Una buena asesoría es su mejor herramienta

Teniendo en cuenta esta información su empresa puede estar más segura frente a posibles inconvenientes con empleados y entidades reguladoras. Al contar con el outsourcing de nómina en Colombia, puede estar seguro que la gestión del talento de su compañía y todos los datos recogidos serán tratados con la mayor rigurosidad.

En Alfa Ingenieros, somos expertos en la materia y estamos actualizados en legislación laboral y de tratamiento de datos personales vigente. Cuente con la mejor consultoría y servicio en recursos humanos. Nuestros profesionales especializados garantizan los mejores resultados. ¡Contáctenos ahora y seamos los mejores aliados! 

Articulo tomado de Alfa Ingenieros.