El servicio de outsourcing de nómina, está diseñado para
manejar la información adecuada de los empleados. Queremos que no acarree
sanciones por no tener una buena protección de la información de tus
trabajadores. Debe conocer sobre la Ley de Protección de Datos Personales.
Conozca más en la siguiente nota.
Uno
de los principales retos que enfrentan las empresas en la gestión del personal
es el manejo de la información personal; datos que son altamente sensibles y
por ende, deben ser protegidos con total rigurosidad y precaución, con el fin
de evitar sanciones y demandas por parte de los entes reguladores o incluso por
los mismos empleados. La consultoría en recursos
humanos es una de las principales herramientas que tiene a su
disposición para garantizar el cumplimiento de las normas, debido a que se ciñe
a la ley.
Lo
que debe saber sobre Ley de Protección de Datos Personales
El
tratamiento de los datos personales incluye la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión de la información adquirida. En Colombia, el
derecho a la protección de datos personales ha sido establecido como
fundamental desde el año 1991 en el artículo
15 de la Constitución Política de Colombia, en el que se plantea que
todas las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos o archivos
de entidades públicas.
Sin
embargo, no fue hasta en 2012 que se dictó la ley 1581 o Habeas Data, que
regula directamente este artículo. Por tal motivo, todas las empresas deben
integrar efectivamente la Ley de Protección de Datos mediante el
establecimiento de procedimientos que se conviertan en factores clave dentro de
la selección y gestión de talento humano, como de la información adquirida de los
clientes con cualquier fin.
En
este sentido, el área de gestión humana de su empresa debe velar por garantizar
la seguridad de la información de cada empleado, actualizada en legislación e
idónea para manejar las bases de datos.
Claves
para proteger la información
Cuente
con un formato de autorización del uso de los datos personales, en el que se
les informe a los colaboradores, candidatos, y ex colaboradores los
procedimientos determinados para el manejo de sus datos personales. Puede ser
entregado al momento de realizar la contratación y debe indicar claramente el
uso que se le dará a la información.
Como
mencionamos anteriormente, el servicio de
outsourcing de nómina es una de las herramientas que tiene para
facilitar el proceso de la elaboración de estos formatos, en el cual el
director o encargado del área cuenta con la asesoría y validación por
profesionales expertos en legislación laboral.
Adicionalmente,
es fundamental que tenga en cuenta la elaboración de cláusulas que garanticen
la confidencialidad de los datos de los clientes o empleados, la cual debe ser
firmada por los colaboradores en la que se comprometan a guardar total reserva
sobre los datos a los que tengan acceso en la ejecución de sus labores, y
después que se desvinculen de la empresa.
Es
importante que custodien los datos personales con distintas medidas, con el fin
de regular la transmisión de la
información a terceros, como es el caso de la gestión del payroll en Colombia,
en donde se deben cumplir fines legales como la afiliación a seguridad social,
parafiscales, entre otros para los que se necesita compartir los datos con las
entidades prestadoras de los servicios.
No
puede olvidar que todas las bases de datos deben estar registradas ante la Superintendencia
de Industria y Comercio. Al faltar a este registro, las sanciones son severas
por parte de la entidad y pueden llegar hasta los 1500 salarios mínimos.
Por
último, pero no menos importante es necesario instaurar una cultura interna en
su empresa en la que todos los colaboradores conozcan y entiendan la
importancia del buen manejo de los datos personales y el cumplimiento de la
normativa.
Una
buena asesoría es su mejor herramienta
Teniendo
en cuenta esta información su empresa puede estar más segura frente a posibles
inconvenientes con empleados y entidades reguladoras. Al contar con el outsourcing de nómina
en Colombia, puede estar seguro que la gestión del talento de su
compañía y todos los datos recogidos serán tratados con la mayor rigurosidad.
En Alfa
Ingenieros, somos expertos en la materia y estamos actualizados en
legislación laboral y de tratamiento de datos personales vigente. Cuente con la
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Articulo tomado de Alfa Ingenieros.
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