jueves, 30 de mayo de 2019

Errores que debe evitar en la nómina de su empresa


El procesamiento de nómina en un proceso fundamental en cualquier empresa y de su buena ejecución dependen muchos factores internos de las compañías. Ya que en Alfa Ingenieros entendemos la importancia de este procedimiento, en esta nota queremos hablarle de los errores más comunes que se cometen en esta área para que los evite y lleve todos los procesos de su empresa con éxito.

Si está buscando la forma de optimizar las labores y procesos en la gestión del personal en su empresa, entonces el servicio de nómina es su mejor opción. El outsourcing de nómina en Colombia se ha convertido en uno de los aliados más importantes de las grandes y pequeñas organizaciones que quieren una gestión administrativa eficiente y efectiva.
Con la gran cantidad de tareas que se deben cumplir para realizar el pago de la nómina, es común que existan algunos errores que pueden perjudicar a toda la empresa. Ejecutarla con precisión es extremadamente importante, incluso pequeños errores pueden resultar en multas. Por lo tanto, necesita estar atento a los errores comunes de nómina, y es precisamente por esto que hoy queremos comentarle las acciones que no debe realizar en su empresa para garantizar un proceso adecuado.
1. Clasificar a los trabajadores incorrectamente
Algunos trabajadores son contratistas independientes, mientras que otros son empleados de planta, mezclar los dos tipos puede ser un error costoso. No tiene que pagar un salario mínimo a un contratista o salarios por horas extra, sin embargo si usted clasifica erróneamente a un empleado como contratista, es posible que se pierda un salario y que se evadan los impuestos fiscales. Además, tendrá que pagar los impuestos del empleado y del empleador, más las multas e intereses.
2. Pagar las tasas de impuestos equivocadas
Las tasas de impuestos y los aportes cambian todo el tiempo y pueden causar problemas de nómina. Las tarifas que utilizó cuando comenzó a pagarle a los empleados podrían no ser las correctas ahora, por eso asegúrese de verificar regularmente las tasas, recuerde que algunas de ellas se actualizan cada año.
3. Procesamiento atrasado
Siempre debe ejecutar la nómina utilizando la frecuencia de pago designada para sus empleados, dependiendo del período establecido (semanal, quincenal, semestral o mensual). Sus empleados confían en recibir salarios regulares, no pagarles podría destruir su confianza en la empresa.
Elija una frecuencia de pago regular para sus empleados y apéguese a ella. Si lo necesita, establezca un recordatorio para ejecutar su nómina a tiempo. Y recuerde ejecutar el procesamiento de nóminas con tiempo suficiente para que los pagos se procesen sin errores.
4. Falta de planificación sólida
Tener un plan sólido para administrar la nómina de su empresa es clave para garantizar que todos reciban el pago a tiempo y evitar posibles errores y cargos. Es importante hacer un seguimiento de cosas como los días festivos que caen en los días de pago y la emisión de los distintos formularios. Esta es una de las mayores ventajas de implementar la tercerización de nómina en Colombia: las empresas encargadas del proceso generan una planificación personalizada de las necesidades de cada cliente, por lo que los procedimientos se realizan de una forma organizada y segura.
5. Poco o nulo mantenimiento de registros
En última instancia, la nómina se basa en pequeños detalles en cada etapa del proceso. En ninguna parte es esta regla más importante que en el mantenimiento de registros: desde la incorporación de nuevos empleados al sistema de nómina hasta el mantenimiento de su información para fines de auditoría.
La precisión y complejidad de los registros del servicio de nómina significa que, para evitar errores, debe asegurarse de que su empresa cuente con un sistema de mantenimiento de registros que los empleados entiendan y puedan usar de manera eficiente.
Una alianza estratégica para su empresa
La nómina tercerizada no es solo una contratación, porque realmente va mucho más allá de eso; el outsourcing de nómina es la forma en la que logrará al crear una alianza estratégica con nosotros para que su compañía sea aún más eficiente y no se tenga que preocupar de errores en el área.
En Alfa Ingenieros le garantizamos tener uno de los mejores resultados porque trabajamos con un software de gestión de nómina que ayudará a procesar de manera correcta todos los cálculos, datos y la emisión del pago de cada uno de los empleados que conforman su empresa.
También le aseguramos que mantendremos en orden y perfectamente asegurada la información personal —como salarios y documentos privados— de todos los colaboradores que conforman su equipo de trabajo.
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 Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

miércoles, 22 de mayo de 2019

Errores comunes de protección de datos en recursos humanos


El tratamiento de la información personal de los colaboradores en las empresas es de suma importancia, tal como lo establece la ley. Sin embargo, muchas veces las compañías no están conscientes de sus obligaciones respecto a los datos personales de los trabajadores y terminan cometiendo errores. En esta nota le decimos cómo es el manejo de esta información para evitar equivocaciones. 

Uno de los temas más sensibles en cualquier empresa, no importa si es grande o pequeña, es la protección de los datos personales desde el departamento y la consultoría en recursos humanos. Generalmente, las compañías cuidan de garantizar la seguridad de la información de sus clientes para evitar sanciones y violaciones de la ley, pero se olvidan de proteger la de sus empleados.
Al igual que los clientes, los trabajadores están contemplados dentro de la Ley Habeas Data, que se encarga de definir cuáles son los datos personales y cómo debe ser el tratamiento de los mismos. La información de carácter personal supone la fuente principal del departamento de recursos humanos, al realizar la cesión de datos confidenciales, la coordinación de actividades y el tratamiento de información dentro de la empresa.
La Ley de Protección de Datos exige que la información esté bien recaudada, desde el primer momento en la selección de talento humano hasta cuando un empleado se retira, y que  su uso sea pertinente, adecuado, proporcional e informado a la parte titular. Aunque esta ley fue sancionada desde 2012, aún se cometen errores frecuentes en las empresas. Para que esto no le suceda en su organización, le contamos los cinco errores más comunes para que sepa cómo evitarlos.
Cesión de los datos a terceros sin previo aviso
Es común que en las empresas se manejen servicios de tercerización en muchos procesos o se contraten servicios externos; para cualquiera de estos procedimientos que requieran de la información de sus empleados, ellos deben ser previamente informados sobre la cesión de  sus datos a terceros.    
Envío de resultados médicos
Es común que después de la selección especializada, a los trabajadores ser les pida que se realicen exámenes médicos de ingreso; generalmente los resultados son enviados directamente a la empresa, sin embargo, todos los archivos que contengan este tipo de información deben ser enviados en un sobre sellado marcado con la palabra “confidencial”. En caso de que se reciban por correo electrónico, el archivo debe estar encriptado o en una plataforma con acceso de seguridad con contraseña para cada persona.
Falta de formación del personal
Todos los trabajadores, en especial quienes hacen parte del departamento de recursos humanos, administrativo y los técnicos de sistemas, deben conocer y estar capacitados en materia de protección de datos personales, con el fin de que puedan realizar una adecuada gestión de la información a la que tienen acceso.   
Ausencia de copias de seguridad
A los archivos que contengan información sensible de nivel básico de los empleados, es necesario que se les realice una copia de seguridad como mínimo cada 30 días. Igualmente, los soportes informáticos deben contar con sistemas de seguridad con usuario y contraseña personales e intransferibles. Combinación que se debe cambiar con regularidad, aproximadamente cada tres meses para equipos con datos confidenciales nivel alto o medio.
Retirar de la empresa cualquier soporte
Los equipos que contengan información sensible de nivel alto y medio y que requieren salir de las instalaciones de la empresa, deben disponer de control de accesos de seguridad, además, debe quedar registrado la salida del mismo con la autorización de los responsables de la gestión de información.  
Como puede notar, la protección de los datos personales de sus empleados no es una tarea que se pueda descuidar en ningún momento, requiere de numerosos procedimientos y cuidados que las empresas de reclutamiento de personal conocen a la perfección. Por esta razón contar con un aliado con este conocimiento le será útil para asegurar el cumplimiento de la ley en su organización.
En Alfa Ingenieros realizamos todos los procesos de nuestros clientes de acuerdo a la legislación nacional de protección de datos. Cuente con nosotros para realizar la selección de los talentos que necesita. Nos convertiremos en su mejor aliado. ¡Contáctenos!
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 Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

lunes, 13 de mayo de 2019

Cómo debe gestionar correctamente la nómina en Colombia


Los procesos de administración de nómina son importantes y pueden resultar complejos, por eso en esta nota le traemos algunos factores a tomar en cuenta cuando se encuentre gestionando este asunto. 

El mejoramiento de los procesos de su empresa es un objetivo constante para asegurar su  eficiencia y crecimiento. No importa si es un proceso de apoyo o uno central, el entrenamiento, la capacitación, la ejecución de las labores y el cumplimiento de las normas deben ser parte de los pilares organizacionales de cumplimiento. Este requerimiento evidenció la necesidad de contar con aliados estratégicos que presten servicios efectivos para contribuir al manejo de algunas áreas de la organización, y así asegurar procesos óptimos como los que se deben desarrollar en la administración de nómina en Colombia.

El manejo de nómina es uno de los procesos más cruciales dentro de las compañías, por lo que resulta ser delicado y complejo de administrar. Es una labor cotidiana que tiene implicaciones legales, financieras y administrativas tanto para los colaboradores como para los empleadores y, en este sentido, hacerlo de la manera equivocada conlleva graves consecuencias.
Existen algunas normas básicas que debe seguir cualquier empresa en el país para lograr una adecuada gestión en el procesamiento de nómina. Para pagar correctamente a todos sus empleados debe tener en cuenta una serie actividades de obligatorio cumplimiento, que le evitarán problemas a la empresa y que, además, garantizarán la protección de los derechos de los colaboradores.
La confidencialidad de la información   
Toda la información que se maneja en la administración de nómina es sensible, delicada y confidencial, por lo que los procesos de manejo de la información personal deben ser estrictos y apegados a la normatividad. La protección de los datos incluye que esta permanezca blindada a personas externas al proceso de pago de nómina, y así evitar que se utilice de forma incorrecta. En este sentido, las personas que requieran tener contacto con esta información deben ser capacitadas y conocer a la perfección la Ley Habeas Data.
Asesorar adecuadamente a los colaboradores
Constantemente la normatividad, los pagos que se deben realizar y las tasas de retención en la fuente presentan cambios, reformas y ajustes que deben ser informados a los empleados. La importancia de la asesoría radica en que si ellos saben qué es lo que se les paga, cuánto se les descuenta, por qué concepto y por qué se les liquida de esa forma, se evitarán inconvenientes y problemas legales. El servicio de outsourcing de nómina es una importante herramienta para cumplir con una excelente asesoría.   
Tener una política de calidad
Contar con una política de calidad permite garantizar que los pagos sean oportunos, sin errores y tener el control de cada uno de ellos. Este aspecto es fundamental para garantizar la tranquilidad y bienestar de los colaboradores. Además, facilita que se lleve un estricto control de los reportes, indicadores y estadística con toda la información referente a la nómina.  
Cumplir con todas las prestaciones sociales
La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) es la entidad encargada de auditar que las empresas cumplan con los pagos de aportes parafiscales, pensión, salud, ARL y seguridad social. Por eso es importante que verifique que los pagos que se realizan están debidamente parametrizados para evitar el error en los cálculos y el riesgo de que los exempleados puedan demandar.
Responder ante las entidades reguladoras
Ante cualquier queja, requerimiento o inconveniente con los entes de control como la DIAN, el Ministerio del Trabajo, el DANE y la UGPP, las empresas están en la obligación de dar respuesta ágil. Esto con el fin de que los procesos sean transparentes ante los empleados y las entidades.
La tercerización de nómina en Colombia es una de las alternativas más completas y eficientes que su empresa tiene para cumplir con todos los requisitos fundamentales y realizar una gestión óptima de los pagos a sus empleados y demás variables del proceso. Un aliado en nómina tercerizada es lo que su empresa necesita para enfocarse en el núcleo del negocio sin descuidar las áreas de apoyo gestionadas por expertos.
Sea parte de las empresas que confían en la administración de nómina en ColombiaAlfa Ingenieros se encargará de ayudarlo con nuestros servicios profesionales especializados, trabajamos con los más altos estándares de calidad cumpliendo con todos los requerimientos legales.

 Articulo tomado de Alfa Ingenieros.

Así es como se debe liquidar una nómina

La liquidación de nómina es una actividad que las empresas realizan generalmente cada quincena o mes a cada uno de los colaboradores de la o...