El pago de nómina a los empleados por parte de las empresas es un asunto de suma responsabilidad, pues implica una serie de factores legales y sociales que se supervisan por entes gubernamentales. En este sentido, hoy en Alfa Ingenieros queremos contarle 10 de los puntos fundamentales que debe tener en cuenta en este aspecto.
El procedimiento y la forma en la que se realiza el pago de la nómina en las empresas debe realizarse de acuerdo algunos requisitos y criterios estipulados en la normatividad colombiana con el objetivo de garantizar procesos transparentes y proteger los derechos de los trabajadores.
El pago de la nómina no sólo implica la cancelación del monto estipulado en el contrato que se realiza de forma oportuna, aunque estos son algunos de los aspectos más importantes, también hay otras cosas que los empleadores deben tener en cuenta con el objetivo de no incurrir en errores o faltar a la norma.
Por esa razón, como expertos en el servicio de nómina, en Alfa Ingenieros hoy queremos contarle 10 aspectos que debe tener en cuenta a la hora de tramitar la nómina en su empresa.
1. Estar al día con la normatividad: mantenerse actualizado en lo referente a las normas vigentes sobre temas laborales, tributarios y de seguridad social es indispensable para cumplir a cabalidad con la ley y los derechos laborales del país.
2. Políticas de calidad: debe crear protocolos y metodologías que permitan contar con niveles altos de calidad a la hora de garantizar que los pagos que genere la empresa no presenten error alguno. Recuerde que los empleados son la columna vertebral de cualquier empresa, por esa razón, es importante que les asegure procesos transparentes para su tranquilidad.
3. La información es confidencial: recuerde que la Ley Habeas Data (Ley 1581 de 2012) también estipula cómo se paga la nómina en Colombia en relación a la protección de la información personal y laboral en el área de Talento Humano de todas las empresas. Por esa razón, asegúrese que sus protocolos de confidencialidad son efectivos a la hora de blindar la información de sus trabajadores y evitar que se use de formas incorrectas.
4. Pagos de prestaciones sociales: el pago de las prestaciones sociales es uno de los aspectos más importantes en la tramitación de la nómina de cualquier empresa. Por esa razón, como empleador debe verificar que la plataforma tecnológica que usted utiliza para realizar el proceso de nómina se encuentra bien parametrizada y está al día con la normatividad referente al pago de estos montos. De esta forma, evita problemas legales, sanciones y malos cálculos.
5. Beneficios extralegales: asegúrese de que su política actual de beneficios extralegales esté acorde a la normativa vigente, es decir, que bajo ningún concepto puede atentar contra la ley, y que sus empleados entienden claramente cómo es el funcionamiento de sus beneficios.
6. Respuesta oportuna a las entidades de control: como empleador usted está en la obligación de dar respuesta oportuna y ágil a cualquier requerimiento solicitado por los entes de control, tales como la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (Ugpp), la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) y el Ministerio del Trabajo.
7. Estar al día con la Ugpp: es absolutamente imperativo que como empleador le dé cumplimiento efectivo a los lineamientos de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, que tiene como objetivo auditar de manera constante y permanente que todas las empresas cumplan con el pago de la Seguridad Social.
8. Aportes de Seguridad Social y Parafiscales: en Colombia el correcto pago de los aportes a la Seguridad Social y los Parafiscales es de obligatorio cumplimiento para todas las empresas ya que tiene una relación directa con el bienestar de los trabajadores y el de sus familias.
9. Asesoría a los empleados: como empleador usted está en la obligación de proporcionar una asesoría clara en relación a temas de su interés como la retención en la fuente y cualquier cambio que se presente en la normatividad laboral. Este es un derecho de los trabajadores mediante el cual obtienen un conocimiento pleno respecto al procesamiento de su nómina, los descuentos que se realizan y el porqué de los mismos.
10. Pagos oportunos: como lo mencionamos anteriormente, el pago oportuno de la nómina no es el único aspecto importante a la hora de tramitar este procedimiento. Sin embargo, es uno de los más cruciales ya que tiene un efecto directo en el flujo de caja de las familias y las obligaciones de los empleadores, y en últimas, en su bienestar general. Por esa razón, asegúrese de hacer el pago de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato laboral.
Lo mejor para asegurarse de que está tramitando el pago de la nómina de forma correcta, en cumplimiento con la normatividad vigente y para el beneficio de sus trabajadores es acceder a un servicio de externalización de nómina que sea realizado por profesionales expertos en el tema.
En Alfa Ingenieros contamos con una amplia experiencia en el procesamiento de nómina y la selección de personal. Nuestros servicios están diseñados para que usted se enfoque con tranquilidad en el desarrollo de sus actividades económicas y deje en manos de expertos algunos aspectos del área de Talento Humano.
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