El manejo de la nómina dentro de su empresa debe ser un trabajo conjunto de distintas áreas, que de no realizarse adecuadamente, puede generar diversas complicaciones. Le contamos de qué manera un outsourcing puede ayudar a estas tareas.
La nómina contempla todo lo concerniente a los registros financieros de las empresas sobre los salarios, bonificaciones y deducciones a sus empleados. Es decir, que es relevante dentro de la contabilidad de las compañías, al mismo tiempo que funciona como un estímulo importante en el bienestar de los empleados. De esta forma, entran a hacer parte importante de las labores del área administrativa, pero ¿debería ser una responsabilidad de recursos humanos, de contabilidad o debería ser compartida?
Para definir este dilema el área que se debe encargar de la elaboración y gestión de la nómina se esclarece con la ayuda de las empresas de selección de personal, que ofrecen un servicio integral de manejo de nómina y gestión de recursos humanos para simplificar los procesos dentro de las compañías.
Sin embargo, es importante que conozca que la responsabilidad de la nómina recae en los dos departamentos mencionados. No es una cuestión de rivalizar entre los dos, sino de crear un engranaje entre lo que se aporta desde recursos humanos y desde contabilidad, para así realizar un procesamiento de nómina efectivo. Es lo mismo que sucede con todos los procesos dentro de la empresa, ninguna área trabaja sola, sino que todas se complementan.
Como se trata de un proceso administrativo, es importante asegurarse de que se realice con precisión, a tiempo y con la atención necesaria que requiere el tratamiento de datos personales.
¿De cuáles procesos se encarga cada uno?
En primer lugar, es desde recursos humanos que deben reunir todos los datos necesarios del empleado para la gestión de su nómina (documentos de identificación, empresas de seguridad social, número de cuenta bancaria, etc.) desde el momento en que es contactado por el headhunter en Colombia y se vincula a la empresa.
Esta información es la que se transmite al departamento de contabilidad para que se puedan gestionar los pagos, bonificaciones y deducciones correspondientes a las horas trabajadas por cada empleado, lo cual, también es registrado por recursos humanos.
Por otro lado, el cálculo y manejo de los pagos a cada empleado, el registro ante las entidades gubernamentales y de seguridad social y la consignación de la nómina dentro de los registros financieros empresariales es responsabilidad del departamento de contabilidad.
Aunque muchas empresas mantienen una cuenta bancaria separada para la nómina, los reportes de los saldos en efectivo deben quedar en los registros financieros de la empresa. El departamento de contabilidad es el que monitorea estos pasivos, las fechas de vencimiento y se asegura que los pagos lleguen a las cuentas de todos los empleados.
Es por esto que las dos áreas deben trabajar en sincronía y precisión para evitar hasta el más mínimo error en los cálculos que puede generar consecuencias graves para la empresa como costos adicionales, insatisfacción de los empleados o sanciones.
¿Cuál es la mejor forma de hacer un trabajo conjunto para una nómina sin errores?
Contratar a una empresa de outsourcing de nómina es una de las principales opciones que tiene su empresa para integrar y optimizar el procesamiento de la nómina de cada uno de sus empleados. Esto simplifica y facilita la interacción entre el departamento de RR.HH, el de contabilidad y los empleados, incrementando la productividad de la empresa.
En Alfa Ingenieros contamos con un software con el cual podremos ayudar a su empresa a administrar de manera correcta los datos, cálculos y emisión de las nóminas de cada uno de sus empleados; manteniendo siempre en orden y segura la información personal, salarios y demás documentos relacionados de sus colaborares.
Enfrentar los constantes retos en la gestión de nómina no es una tarea fácil, para ello es necesario estar preparado, ¡contáctenos!
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