Consejos para evitar errores de nómina en su empresa

Los procesos de nómina de las empresas requieren de gran atención debido a que cualquier error podría tener implicaciones graves en la compañía, incluso del tipo legal. En esta nota le compartimos algunas recomendaciones efectivas que le ayudarán a evitar cualquier dolor de cabeza en este sentido.

Las empresas, sean grandes o pequeñas, tienen cantidades significativas de actividades y procesos por realizar para que su funcionamiento sea óptimo y productivo. Una de los procesos más importantes que no se pueden descuidar en cualquier negocio es el del manejo de nómina, que en muchos de los casos presenta errores en su ejecución, ya que por las disposiciones laborales y requerimientos que se deben tener en cuenta a la hora del cálculo en el procesamiento se suelen cometer equivocaciones involuntarias. 

En muchas de las ocasiones, estos errores pueden llevar a que la empresa tenga que enfrentar problemas legales ante las diferentes entidades reguladoras o con los trabajadores. Es por esto que existen compañías especializadas en la administración de nómina que le ofrecen a empresarios como usted un aporte en el crecimiento y valor de su negocio, ligado a la optimización del tiempo que se ahorra en la externalización de actividades que pueden interferir en sus labores básicas como gerente.

En las pymes, especialmente, los errores de nómina son un reto constante a superar, ya que estos pueden generar desmotivación en los empleados, costos no presupuestados e inconvenientes con otras áreas de la compañía. En Alfa Ingenieros somos expertos en servicio de outsourcing de nómina y queremos invitarlo a que conozca cuáles son los errores más comunes y cómo puede evitarlos. 

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4 errores que debe evitar en el manejo de nómina 

1. No contar con un sistema de planificación 

Cuando las actividades en las empresas se dejan para último momento y se hacen con rapidez para cumplir con las fechas límites, se genera un descuido en la consecución de los procesos y conlleva a que los errores aparezcan en los pagos y en los tiempos de entrega. Tener un sistema de planificación detallada y de fácil comprensión le asegurará que los pagos a sus colaboradores sean correctos, estén al día y cumplan con los requerimientos de ley. Es ahí cuando se evidencian los beneficios de una nómina tercerizada, usted no tendrá que preocuparse por estas labores administrativas. 

2. Falta de personal cualificado 

Una de las principales causas para contratar la tercerización de nómina es que las pymes no cuentan con el personal suficiente y cualificado para llevar a cabo las complicadas labores del área de recursos humanos. Para tener un control en el cálculo de las nóminas son muchos los conocimientos en cuanto a la normatividad laboral que debe tener el personal encargado, además que debe contar con experiencia que le garantice a la empresa que no se cometerán errores. Encontrar personal con esas características puede ser complicado y costoso, por eso, lo mejor es contar con un aliado estratégico que le ayude con el manejo de su nómina, nuestro software es accesible y fácil de usar, así su personal de recursos humanos podrá enfocarse en la gestión de la productividad, el talento y el desarrollo de sus colaboradores. 

3. Fallas en el cumplimiento de la ley 

La nómina en Colombia está protegida por diferentes leyes laborales y por el Código Sustantivo del Trabajo que se debe tener en cuenta para los procesos de cálculo. Muchas veces por el desconocimiento de las normas las empresas deben enfrentar sanciones por errores graves y que pueden llevar hasta a la liquidación de una pequeña empresa que no pueda asumir los costos de las sanciones impuestas. El procesamiento exacto de la nómina le permitirá a usted como empresario permanecer pegado a la ley y cumplir con todos los pagos que debe realizar por sus empleados. 

Contar con un aliado en la administración de nómina en Colombia le asegurará que todas las normas serán cumplidas y que su empresa será reconocida por los empleados y por el Estado como una compañía que cumple con la normatividad vigente. 

4. Poco o nulo mantenimiento de registros 

En última instancia, la nómina se basa en muchos detalles de cada etapa del proceso. En ninguna parte es esta regla más importante que en el mantenimiento de registros: desde la incorporación de nuevos empleados al sistema de nómina hasta el mantenimiento de su información para fines de auditoría. 

La precisión y complejidad de los registros significa que para evitar errores debe asegurarse de que su empresa cuente con un sistema de mantenimiento de registros que los empleados entiendan y puedan usar de manera eficiente. 

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La alianza estratégica que su empresa necesita 

La nómina tercerizada no es solo una contratación porque realmente va mucho más allá de eso; el outsourcing de nómina es la forma en la que logrará que su compañía sea aún más eficiente y no se tenga que preocupar de errores en el área. Para eso, daremos a conocer los principales conceptos que generalmente debe descontar en la liquidación de cada uno de sus colaboradores, y que con la tercerización se le facilitarán. Recuerde tener en cuenta que estos factores dependen siempre del tipo de contrato de cada persona. 

• Aportes a salud 

Por ley todos los trabajadores deben estar afiliados al sistema de salud. La cotización por este concepto equivale al 12,5% de la base del aporte y es responsabilidad de la empresa realizar los trámites de consignación respectiva. Sin embargo, tanto el empleado como el empleador deben realizar el aporte, el 8.5% le corresponde al empleador y el 4% restante se le debe descontar del total devengado al trabajador. 

• Aportes a pensión 

Así mismo, los trabajadores deben estar afiliados al sistema de pensiones y ambas partes del contrato lo deben cubrir. El aporte total es del 16%, del cual el 12% corresponde a la empresa y el 4% restante al empleado. Al igual que con la salud, es la empresa la que se encarga de realizar el pago, por lo tanto debe ser deducido cada periodo respectivo de liquidación. 

• Fondo de Solidaridad Pensional 

Quienes devenguen cuatro o más salarios mínimos legales, por ley deben aportar el 1% al Fondo de Solidaridad Pensional, el cual deber ser descontado de la nómina y consignado por la empresa. 

Estos conceptos son lo que obligatoriamente se deben gestionar, dado que de no ser así puede acarrear implicaciones legales con las instituciones que velan por la seguridad de los trabajadores en Colombia. En Alfa Ingenieros lo haremos de manera automática por usted, para que no se preocupe por los cumplimientos en el pago de su nómina. 

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 Artículo tomado de Alfa Ingenieros.